jueves, 26 de julio de 2012

¿Se imagina monitorear su negocio desde una PC




¿Se imagina monitorear a su PyME desde una PC?

Pese a que esto puede sonar a pretencioso y algo delirante, podemos asegurarle que es posible. Es más la están aplicando numerosas PyMES con éxito y un gran número de grandes empresas.

¿Cómo se hace posible en los tiempos que transcurrimos? Máxime cuando hoy observamos creciente complejidad en todos los campos y con cambios discontinuos que exigen respuestas cada vez más precisas de las PyMES, ante clientes con mayores exigencias al percibir la calidad creciente de los productos y servicios que se producen en el mundo actual que llegan a una velocidad inusitada a los mercados en los que actuamos y, para colmo, con una continua baja de precios.

Por eso, la respuesta más precisa es el Tablero de Comando Balanceado o Balance Score Card en su denominación original que le dieran sus creadores Robert Kaplan y David Norton y que UD. puede monitorear desde su PC.
¿Qué es el Balanced Scorecard o Tablero de Comando? ¿Una moda o una herramienta de gestión práctica?
El Tablero de Comando -T de C- es una metodología que permite observar como la estrategia que le ha dado a su negocio se traslada a la acción al permitir medir el desempeño, tanto de los procesos como de la gente que trabaja en su Empresa, y ayudando a crear valor desde las perspectivas elegidas por UD. con su gente. El TdeC empieza con la visión, sigue con la misión y las estrategias de su negocio definiendo los factores críticos de éxito. Estos factores se traducen en indicadores que lo ayudarán a medir los objetivos y las áreas críticas de cada estrategia. De esta forma, el TdeC es un sistema de medida del rendimiento, derivado de la visión, la misión y la estrategia con sus valores, que refleja los aspectos más importantes de su negocio. El concepto de TdeC soporta la planificación estratégica al alinear, las acciones de todos los miembros de la organización con los objetivos, facilitando la consecución de la estrategia sin controles personales ya que es el sistema construido entre todos los integrantes de su organización, el que actúa como control.
Los sistemas tradicionales de medición, centrados únicamente en elementos financieros, han sido desplazados por el trabajo de Kaplan & Norton (1) quienes introdujeron cuatro diferentes perspectivas para evaluar la actividad de una compañía:
Ø     Perspectiva Financiera
Ø     Perspectiva del Cliente
Ø     Perspectiva de Procesos

Ø     Perspectiva de Aprendizaje e Innovación
Pero pueden ser otras que UD. crea conveniente agregar para el mejor desempeño de su negocio y una rentabilidad asegurada.
¿Cómo crear un TdeC?  UD. ha identificado una visión para su negocio. ¿Hacia donde va la organización? Definiendo estrategias aprenderá a alcanzar esta visión. Luego defina la Misión, es decir de qué manera va a lograr la visión. A continuación defina los Factores Críticos de Éxito y sus perspectivas, de esta forma se preguntará qué hacer en cada una de las perspectivas señaladas. Después debe cuestionarse cómo medir que todo vaya en la dirección correcta, así entrará a definir cómo evaluar el Tablero de Comando. Todo esto con su equipo de trabajo, ya que es necesario comprometer un esfuerzo compartido entre todos los integrantes de la organización. Y es mucho más sencillo de lo que UD. pueda imaginar.
Basado en este trabajo, podrá definir planes de acción e informes del T de C.
¿Cómo gestionamos el T de C? ¿Qué personas podrán acceder a los informes y qué tipo de informes debemos definir?
Observemos la figura 1 siguiente:
Una vez realizados los  siete pasos observemos un ejemplo en la Figura 2 de cómo quedaría:
Figura 2
Esta imagen muestra un ejemplo general de T de C. ¿Hacia donde vamos? La visión, por ejemplo: “Debemos dominar el mercado.” ¿Cómo? (Misión) Focalizándonos en la eficiencia a través de estrategias precisas, de alta calidad e invirtiendo en nuevas tecnologías.
Se deben definir responsabilidades y planes de acción para conseguir los objetivos planteados. Puede crear de forma rápida un T de C. pero que sea “gestionable” es completamente diferente!
Beneficios
Los beneficios que obtendrá al aplicar el T de C. se pueden resumir en los siguientes puntos:
Ø     El TdeC. le ayuda a alinear los indicadores estratégicos a todos los niveles de la organización.
Ø     El TdeC. ofrece a la gestión una imagen gráfica y clara de las operaciones del negocio. La metodología facilita la comunicación y entendimiento de los objetivos de la compañía en todos los niveles de la organización
Ø     El mismo concepto de TdeC le permite ir aprendiendo de la estrategia.
Ø     El TdeC le ayuda a reducir la cantidad de información que puede obtener de los sistemas de información, ya que de ellos, el TdeC extrae lo esencial.
Y todo esto se puede ingresar a una PC para que en Microsoft Excel, pueda percibir, a la manera de un semáforo- Colorado, amarillo y verde-, cada indicador de como va el negocio en cada una de las perspectivas elegidas y día a día, o mejor hora a hora si UD. así lo quiere.
(1) Kaplan, Robert y Norton;David: “Cuadro de mando integral”, Ediciones Gestión 2000, Barcelona, España, 1997
Ramón Beltrán Costa /Enero 2012

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